Beschreibung von Grundfunktionen
Es ist empfehlenswert in der linken Menüleiste die wichtigen Funktionen für das Projektmanagement anzuheften. Sie wird individuell bezogen auf die aktive Ebene - Gruppe (Abbildung links) oder Projekt (Abbildung rechts) - angezeigt. Somit ist es sinnvoll auf Projektebene die Funktionen Tickets, Ticketübersichten, Meilensteine, Labels, Mitglieder und ggf. Wiki anzuheften und auf Gruppenebene zusätzlich Epic, Epicübersichten und Roadmap. Dies geschieht, indem mit dem Mauszeiger am rechten Rand der Funktion die Anstecknadel aktiviert wird. Unter dem Hauptmenüpunkt Verwalten, findet man Labels und Mitglieder. Unter dem Punkt Planen befinden sich die restlichen Funktionen.
| Menüleiste auf Gruppenebene | Menüleiste auf Projektebene |
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Hinweis: Auf Gruppen- und Projektebene sind die Funktionen individuell zu konfigurieren. Bspw. können Ticketübersichten oder Labels auf der jeweiligen Ebene andere sein. Außerdem werden alle Tickets aus den untergeordneten Projekten in der übergeordneten Gruppe angezeigt.
Unter dem Menüpunkt Labels befindet sich unter Verwendung der Projektvorlage eine vorgefertigte Liste von Labels, die für die Kennzeichnung von Aufgaben (Tickets oder Epic) verwendet werden können. Diese kann jedoch problemlos den eigenen Wünschen angepasst werden. Die Labels 1_Prio, 2_Status, 4_Konzept und 5_Workflow sind sogenannte „scoped labels". Ein Ticket oder Epic kann immer nur mit einem Label des jeweiligen Typs gekennzeichnet werden. Dieser Typ Label lässt sich durch zwei Doppelpunkte nacheinander aktivieren und wird visualisiert durch die weiße rechte Seite, wie in der Abbildung zu sehen ist.
| Label | Beschreibung |
|---|---|
| 1_Prio:: dringlich | Aufgaben, die allen anderen vorgezogen werden müssen |
| 1_Prio:: hoch | Aufgaben, dessen Terminvorgabe unbedingt eingehalten werden muss |
| 1_Prio:: mittel | Aufgaben, die keine oder nur eine unverbindliche Terminvorgabe besitzen, dennoch zum Fortkommen eines Projektes vorrangig bearbeitet werden müssen |
| 1_Prio:: niedrig | Aufgaben, die keine Terminvorgabe besitzen und zum Fortkommen eines Projektes nicht zwingend notwendig sind |
| 2_Status:: offen | Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden |
| 2_Status:: in Bearbeitung | Aufgaben, die sich in Bearbeitung befinden |
| 2_Status:: pausiert | Aufgaben, die pausiert sind bzw. zurückgestellt |
| 2_Status:: in Testung | Aufgaben, die sich in einer Testphase befinden |
| 2_Status:: verworfen | Aufgaben, die nicht abgeschlossen sind, aber auch nicht mehr bearbeitet werden sollen |
| 2_Status:: abgeschlossen | Aufgaben, die erledigt sind |
| 3_Typ: Standardaufgabe | Task: Standardaufgabe, die ggf. ein paar kleinere Unteraufgaben enthält und einer Hauptaufgabe zugeordnet sein kann |
| 3_Typ: Unteraufgabe | Subtask: Eine Unteraufgabe, die einer Hauptaufgabe bzw. einer Standardaufgabe zugeordnet ist |
| 3_Typ: Ideensammlung | Keine Aufgaben, sondern eine Sammlung von Ideen, Überlegungen und Anregungen |
| 4_Konzept:: freigegeben | Konzeptionstickets, die zur Umsetzung (Konfiguration) freigegeben sind |
| 4_Konzept:: Abstimmung | Konzeptionstickets in Abstimmung mit den beteiligten Personen/Gremien |
| 4_Konzept:: Entwurf | Konzeptionstickets in der Entwurfs-/Konzeptionsphase |
| 5_Workflow:: Position A | Mit dem Workflow-Label können Arbeitsprozesse dargestellt werden. Bspw. ein Vorgang, der von mehreren Personen bearbeitet oder der durch mehrere Themenbereiche geleitet werden muss. Das Label ist dementsprechend anzupassen. |
| 5_Workflow:: Position B | Mit dem Workflow-Label können Arbeitsprozesse dargestellt werden. Bspw. ein Vorgang, der von mehreren Personen bearbeitet oder der durch mehrere Themenbereiche geleitet werden muss. Das Label ist dementsprechend anzupassen. |
Unter dem Menüpunkt „(1) Tickets" kann über den Button „(2) Neues Ticket" eine Aufgabe erstellt werden. Eine Aufgabe ist eine konkrete Projekttätigkeit, für die eine Person verantwortlich ist und an der eine oder mehrere Personen arbeiten können.
Ein Ticket besteht aus mehren Eigenschaften, die individuell eingestellt werden können. Dazu gehören u.a.:
- Titel (Pflichtfeld) für die Aufgabe vergeben
- eine Beschreibung der Aufgabe verfassen
- eine Beauftrage Person auswählen
- ein übergeordnetes Epic auswählen
- einen Meilenstein hinzufügen
- notwendige Labels hinzufügen
- eine Gewichtung hinzufügen.
- ein Fälligkeitsdatum festlegen
- eine Iteration festlegen
- Ticket erstellen
Ausschließlich der „(1) Titel" ist ein Pflichtfeld, welcher dennoch nachträglich editiert werden kann. Alle weiteren Felder sind optional und können ebenfalls nachträglich angepasst werden.
Tickets können mit anderen Tickets verknüpft werden, wenn diese beispielsweise thematisch voneinander abhängen. Dabei können die Abhängigkeiten „bezieht sich auf", „blockiert" und „wird blockiert von" eingestellt werden (siehe: „(1) Verknüpfte Elemente").
Jedes Ticket kann bearbeitet, kommentiert und diversen Feineinstellungen unterzogen werden. In der „(2) rechten Spalte" kann der Aufgabe Beauftragte, Labels, Meilensteine, Iteration, Gewichtung, Fälligkeitsdatum und bei Bedarf eine Zeiterfassung mit Soll- und Ist-Zeit hinzugefügt werden. Außerdem ist es möglich innerhalb von Tickets „(3) Untergeordnete Elemente" im Sinne von Unteraufgaben (Subtasks) zu erstellen. An dieser Stelle empfiehlt es sich diese mit dem Label „Typ: Unteraufgabe (Subtask)" zu kennzeichnen.
Unteraufgaben können genauso eingestellt werden, wie reguläre Tickets. Es können lediglich keine untergeordneten Elemente erneut erzeugt werden.
In den Ticketübersichten können Boards erstellt werden, die von der Funktionalität ähnlich einer KanBan-Struktur sind. Auf dem Board lassen sich Listen in den Geltungsbereichen Label, Beauftragte(r), Meilenstein oder Iteration anlegen. Sechs vorgefertigte Boards stehen bereits zur Verfügung. Diese können problemlos angepasst, geändert, ergänzt oder gelöscht werden.
- Aufgabentypen: Sortierung nach Standard-, Unteraufgabe oder Ideensammlung
- Aufgabenzuteilung: Tickets können Beauftragten zugewiesen werden
- Konzeptphasen: Board zu den scoped labels „4_Konzept"
- Prioritäten: Board zu den scoped labels „1_Prio"
- Status: Board zu den scoped labels „2_Status"
- Workflow: Board zu den scoped labels „5_Workflow"
Hinweise:
- Tickets können ebenfalls direkt auf der Liste eines Boards über das „+" angelegt werden, wodurch sie direkt das passende Label erhalten
- Tickets können per Drag-and-Drop von einer Liste in die nächste verschoben werden
- In der Kopfzeile oben rechts können die sogenannten „epic-swimlanes" aktiviert werden. Dadurch werden die Tickets nicht nur nach Label geordnet dargestellt, sondern zeilenweise in den zugehörigen Epics angezeigt
In Meilensteine befindet sich eine Auflistung von vorgefertigten Meilensteinen, die sich an dem klassischen 4-Phasen-Modell orientieren. Diese können selbstverständlich angepasst, geändert oder ergänzt werden. Auf Gruppenebene sieht man alle Meilensteine der untergeordneten Projekte. Meilensteine beinhalten einen „Titel", „Startdatum", „Fälligkeitsdatum" und eine „Beschreibung".
Auf Gruppenebene können Hauptthemen in Form von Epic angelegt werden. Dazu unter dem Menüpunkt „(1) Epics" auf „(2) Neue(r, s) epic" klicken.
Ein Epic beinhaltet ähnliche Einstellungen wie ein Ticket. Es gibt jedoch keine beauftragte Person, da die Aufgabensteuerung über Projekte und deren Tickets erfolgen sollte.
- Titel (Pflichtfeld) für das Epic vergeben
- eine Beschreibung verfassen
- weitere Einstellungen wie Vergabe von Labels oder Einstellung eines Zeitraums sind möglich
Ein angelegtes Epic kann noch weiteren Einstellungen unterzogen werden:
- In der rechten Spalte sind weitere Einstellungen wie Vergabe von Labels oder Einstellung eines Zeitraums möglich
- Untergeordnete Elemente in Form von neuen oder vorhandenen Epics sowie Tickets aus Projekten können angelegt werden
- Unter Verknüpfte Elemente können Epics miteinander verbunden werden
Äquivalent zu den Ticketübersichten, gibt es ebenfalls auf Gruppenebene die Epicübersichten. Eine Sortierung ist hier jedoch ausschließlich nach Labels möglich.
Mit einem Klick in der Menüleiste auf „(1) Roadmap" wir die Roadmap angezeigt. Unter „(2) Einstellungen" kann die Darstellung angepasst werden.
Unter „(1) Mitglieder" können weitere Personen einer Gruppe oder einem Projekt zugeordnet werden. Eine Einladung erfolgt über den Button „(2) Mitglieder einladen". RWTH-Mitarbeitenden werden über den Namen automatisch über das Identity Management (IDM) ermittelt. Externe Personen müssen vorher über das IDM einen Partnercoupon erhalten.
Den Mitgliedern muss eine Rolle zugewiesen werden, über die die Berechtigungen definiert sind. Welche Berechtigungen sinnvoll sind, muss für jedes Projekt individuell entschieden werden. Die höchsten Berechtigungsstufen sind „Eigentümer/Owner" und „Betreuer/Maintainer". Diese beiden Rollen werden der Person oder dem Team zugewiesen, die für die Verwaltung und Pflege der Gruppe oder die Erstellung des Projekts verantwortlich sind. Für reine Mitarbeitende eines Projekts empfiehlt sich die Rolle „Planer(in)". Eine Übersicht der Berechtigungen kann der folgenden Tabelle entnommen werden. Die ausführlichere Beschreibung ist der Dokumentation von GitLab (Rollenberechtigungen ) zu entnehmen.
