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Projektmanagement für die Hochschulverwaltung (Non-Software)

Dieser Anwendungsfall zeigt, wie Teams außerhalb der Softwareentwicklung, wie z. B. in der Hochschulverwaltung, GitLab für strukturiertes Projektmanagement nutzen können. Unterstützt durch gebrauchsfertige Vorlagen entfällt die Notwendigkeit für separate, isolierte Tools.

Repository
Idea
Plan
Prototype
Pilot
Live

Übersicht

Mehrwert: Dieser Anwendungsfall zeigt, wie Teams außerhalb der Softwareentwicklung, wie z. B. in der Hochschulverwaltung, GitLab für strukturiertes Projektmanagement nutzen können. Unterstützt durch gebrauchsfertige Vorlagen entfällt die Notwendigkeit für separate, isolierte Tools.

Problem: Verwaltungs- und andere Nicht-Software-Teams benötigen ein leichtgewichtiges, kollaboratives Tool für das Projektmanagement. Sie verlassen sich oft auf einen Mix aus Tools wie Trello oder einfachen Projektplanern, vermissen aber eine zentrale, integrierte Plattform, was zu fragmentierten Arbeitsabläufen führt.

Lösung: Nutzung von GitLab als umfassendes Projektmanagement-Tool. Durch die Verwendung von Funktionen wie Issues, Epics, Meilensteinen und Boards können Teams ihre Projekte planen, verfolgen und dokumentieren. Eine standardisierte Projektvorlage speziell für Nicht-Software-Projekte wird bereitgestellt, um Konsistenz und einfache Einführung zu gewährleisten, selbst für Nutzer*innen mit begrenzten Git-Kenntnissen.

Wer profitiert

Primär

  • Projektteam-Mitglieder
    • Zentrale Plattform für alle projektbezogenen Aufgaben und Dokumentationen.
    • Klare Aufgabenzuweisung und Nachverfolgung durch Issues, Meilensteine und Epics.
    • Verbesserte Zusammenarbeit und Transparenz innerhalb des Teams.

Sekundär

  • Externe Partner*innen
    • Optimierte Zusammenarbeit durch Gastzugang.
    • Einfacher Zugriff auf relevante Projektinformationen und Status-Updates.

Wann geeignet

  • Wenn Verwaltungs- oder Nicht-Software-Teams einen strukturierten Projektmanagement-Workflow benötigen.
  • Für Projekte, die eine Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Partner*innen erfordern.
  • Wenn das Ziel darin besteht, Tools zu konsolidieren und eine einzige Plattform für verschiedene Projekttypen zu nutzen.

Wann nicht geeignet

  • Für hochkomplexe Softwareentwicklungsprojekte, die spezialisierte CI/CD-Funktionen erfordern, die für administrative Aufgaben nicht relevant sind.

Prozess

  1. 1. Der Project Owner erstellt ein neues Projekt unter Verwendung der offiziellen Nicht-Software-Projektvorlage.
  2. 2. Die Projektstruktur, einschließlich Boards, Labels und Issue-Vorlagen, wird automatisch eingerichtet.
  3. 3. Der Project Owner lädt Teammitglieder und externe Partner*innen in das Projekt ein.
  4. 4. Das Team plant das Projekt mithilfe von Epics für übergeordnete Ziele und Meilensteinen für zeitgebundene Ziele.
  5. 5. Die tägliche Arbeit wird durch das Erstellen und Zuweisen von Issues verwaltet, die auf dem Projektboard verfolgt werden.

Voraussetzungen

Personen

  • Ein Project Owner zum Einrichten und Verwalten des Projekts.
  • Projektteam-Mitglieder, die möglicherweise nur begrenzte oder keine Vorkenntnisse in Git haben.

Daten-Inputs

  • Projektpläne, Aufgabenlisten und andere Dokumentationen, die in GitLab Issues und das Repository-Wiki migriert werden sollen.

Tools & Systeme

  • Zugriff auf die git.nrw GitLab-Instanz.
  • Integration mit einem Team-Chat-Tool (z. B. Webex, Teams, Mattermost) für Benachrichtigungen ist wünschenswert.

Richtlinien & Compliance

  • Der Zugriff wird über git.nrw-Konten verwaltet, wobei Teammitglieder vom Project Owner eingeladen werden.
  • Die Authentifizierung erfolgt über das Standard-Login der Organisation (Shibboleth).

Risiken & Gegenmaßnahmen

  • Teammitglieder haben wenig oder keine Erfahrung mit Git oder GitLab, was die Akzeptanz verlangsamen könnte.

    • Bereitstellung einer gebrauchsfertigen Projektvorlage, die einen Großteil der Komplexität abstrahiert.
    • Angebot von Standard-Support und grundlegender Dokumentation für die Kernfunktionen des Projektmanagements.
    • Fokussierung der Schulung auf die webbasierte Benutzeroberfläche für Issues und Projektboards, nicht auf Kommandozeilen-Git.

Erste Schritte

Um zu beginnen, benötigen Sie Zugriff auf die git.nrw GitLab-Instanz. Für die Nutzung der Projektmanagement-Funktionen sind keine Git-Vorkenntnisse erforderlich.

  1. Erstellen Sie ein neues Projekt aus der ZHV-Projektvorlage, die unter dem untenstehenden Link verfügbar ist.
  2. Konfigurieren Sie Projektmitglieder und Berechtigungen unter Projektinformationen > Mitglieder.
  3. Beginnen Sie mit der Planung Ihres Projekts, indem Sie Epics, Meilensteine und Issues erstellen.

Ressourcen

FAQ

Soll dieser Anwendungsfall bestehende Tools wie Trello ersetzen oder zeigen, wie GitLab genutzt werden sollte?

Das primäre Ziel ist es zu zeigen, wie GitLab als leistungsstarke, zentrale Alternative zu anderen Tools wie Trello für das Nicht-Software-Projektmanagement dienen kann, um Arbeitsabläufe auf einer einzigen Plattform zu konsolidieren.

Glossar

Issue
Die grundlegende Arbeitseinheit in GitLab, die verwendet wird, um Aufgaben, Fehler oder andere Punkte zu verfolgen.
Epic
Ein Werkzeug zur Verwaltung einer Gruppe verwandter Issues. Epics werden typischerweise verwendet, um übergeordnete Projektziele oder Funktionen zu planen und zu verfolgen.
Meilenstein
Eine Möglichkeit, Issues und Merge Requests zu verfolgen, die erstellt wurden, um ein breiteres Ziel in einem bestimmten Zeitraum zu erreichen. Meilensteine werden oft für Sprints oder Release-Versionen verwendet.